Co zmieni nowa ustawa o VAT?

Rozporządzenia uchwalone przez Ministerstwo Finansów, dotyczące rozliczania podatku VAT, zostały podyktowane koniecznością dostosowania polskiego prawa do prawa unijnego. Jednocześnie ich celem jest stworzenie bardziej przejrzystych i usystematyzowanych zasad w zakresie fakturowania i rozliczania VAT. Zmiany dotyczą przede wszystkim powszechnych zasad – wystawiania
faktur, przesyłania faktur elektronicznych, powstania obowiązku podatkowego czy definicji działalności gospodarczej. Zatem nowe przepisy w dużo większym zakresie przełożą się na pracę firm, niż przed dwoma laty, kiedy nastąpiła podwyżka stawki podatku o jeden punkt procentowy. Dla przedsiębiorców będzie to oznaczało nie tylko pożegnanie z przyzwyczajeniami, obowiązującą dotąd wykładnią, zasadami i niezliczonymi wyjątkami. Zmiany będą wymagały podjęcia stosownych przygotowań, przede wszystkim w zakresie dostosowania oprogramowania księgowego i sprzedażowego do nowych wymogów. Z tego względu warto w pierwszej kolejności upewnić się, czy firma świadcząca usługę księgową lub podatnik rozliczający się samodzielnie i korzystający z programów informatycznych do rozliczania podatku VAT, mają wykupioną aktualizację systemu księgowego. Ponadto, w początkowym okresie stosowania znowelizowanych przepisów, wzrasta liczba popełnianych błędów w rozliczeniach podatkowych. Może to być dużym obciążeniem dla przedsiębiorców, jeżeli nie przeniosą ciężaru zmian na producenta oprogramowania, który zagwarantuje im terminowe dostosowanie programu finansowo-księgowego lub sprzedażowego. 

1 Wystawiaj nowe rodzaje faktur dla łatwiejszego rozliczania 

Z początkiem roku 2013 przedsiębiorcy będą mogli wystawiać dwa nowe rodzaje faktur. Pierwszy z nich, to tzw. faktura uproszczona, którą będzie mógł sporządzić podatnik, dokonujący sprzedaży do kwoty 450 zł brutto (lub 100 euro brutto). Faktura nie będzie musiała zawierać szczegółowych danych nabywcy. Obowiązkowy będzie jedynie jego numer NIP. Faktura taka nie będzie musiała również zawierać innych danych szczegółowych, takich jak liczba towarów, zakres wykonanych usług, cena jednostkowa netto czy wartość towarów lub usług netto. Będzie ona zatem pod względem treści zbliżona do obecnie stosowanych paragonów fiskalnych. Taka faktura ma ułatwić i skrócić procedurę wystawiania dokumentów sprzedaży dla transakcji o niewielkich kwotach. Może ona znaleźć zastosowanie przede wszystkim na stacjach benzynowych, w kioskach, w punktach obsługi klientów w supermarketach czy punktach sprzedaży biletów, np. kolejowych bądź tanich linii lotniczych.
Drugi rodzaj faktury, który pojawi się od roku 2013, to faktura zbiorcza. Będzie mógł ją wystawić podatnik, który dokona więcej niż jednej dostawy towarów lub usług, dla jednego kontrahenta, w jednym miesiącu kalendarzowym. Wówczas zamiast na kilku fakturach, tak jak dotychczas, przedsiębiorca będzie mógł udokumentować wszystkie te czynności na jednej fakturze zbiorczej.
Dodatkowe ułatwienie czeka jeszcze stacje benzynowe. Od nowego roku zlikwidowany zostanie obowiązek umieszczania numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturach dokumentujących nabycie paliw (benzyny, oleju napędowego, autogazu). 

2 Nie wystawiaj faktur wewnętrznych 

Podczas gdy pojawią się jedne, znikną inne rodzaje faktur, czyli faktury wewnętrzne. Ich wystawienie od przyszłego roku nie będzie miało żadnego skutku finansowego, podatkowego ani prawnego. Przedsiębiorcy posługują się dziś fakturą wewnętrzną w ramach wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, a także w imporcie usług. Są one wykorzystywane także do wykazania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych tego typu opłat. Prawo unijne nie definiuje jednak faktury wewnętrznej, a zatem nie przewiduje możliwości wystawiania tego rodzaju dokumentów. Dlatego już od stycznia przedsiębiorcy będą musieli zastąpić faktury wewnętrzne inną dokumentacją, uznawaną przez urząd skarbowy. 

3 Będzie trudniej poprawić fakturę 

Projekt zmian przewiduje możliwość wystawiania faktur przez podatników, którzy są zwolnieni z VAT – na żądanie nabywcy. Dużą nowością jest natomiast nadanie nabywcy towarów bądź usług oraz upoważnionym do tego osobom trzecim możliwości wystawiania faktur sprzedaży w imieniu sprzedającego (podatnika) i na jego rzecz. Osobami trzecimi mogą być np. przedstawiciel podatkowy czy biuro rachunkowe, mający pisemne upoważnienie podatnika. Jednakże niezależnie od tego, kto będzie wystawiał po nowym roku fakturę, będzie musiał zachować większą czujność niż dotychczas. Od 1 stycznia 2013 r. zostaną zniesione noty korygujące. Obecnie są one stosowane do poprawiania przez nabywcę mniejszych błędów na otrzymanych fakturach. W myśl nowych przepisów błędy będzie mógł poprawić fakturą korygującą jedynie wystawia- jący. Oznacza to, że podatnicy, aby oszczędzić sobie kłopotu, powinni z większą starannością podchodzić do wypełniania dokumentów. 

4 Oszczędzaj za pomocą faktur elektronicznych 

Nowe przepisy przewidują daleko idącą liberalizację w zakresie elektronicznego fakturowania. Obecnie wystawiający decydujący się na e-fakturę, mają obowiązek uzyskania formalnej zgody od odbiorcy na otrzymywanie dokumentu w tej formie przed przesłaniem pierwszej faktury. Co de facto oznaczało dodatkowe formalności. Od nowego roku ten obowiązek zostanie zniesiony. Pojawi się tzw. domniemana akceptacja otrzymywania faktur elektronicznych. To oznacza, że jeśli sprzedający wyśle do kupującego e-fakturę, sam fakt jej zapłaty oznaczać będzie akceptację. Zakładając, że od 2013 r. wystawiający „przejdzie” na faktury elektroniczne, to nabywca, który nie będzie chciał otrzymywać e-faktur od sprzedającego, będzie musiał zgłosić formalny sprzeciw, by nadal otrzymywać faktury w formie papierowej. W świetle proponowanych zmian przedsiębiorcy powinni pamiętać, że faktury wystawione na papierze nie mogą być uznane za elektroniczne, jeśli zostaną tylko zeskanowane i np. wysłane e-mailem. Ponadto faktura wystawiona tradycyjnie, nie będzie uznana, jeśli będzie okazana do kontroli w formie elektronicznej. Specjaliści są przekonani, że nowe zapisy upowszechnią fakturowanie elektroniczne we wszystkich sektorach gospodarki, dając nowe źródła oszczędności w obiegu dokumentów. Obecnie stosowanie faktur papierowych, według wyliczeń firmy Sage, kosztuje wszystkich przedsiębiorców w Polsce 6 mld zł rocznie. 

5 Zadbaj o kontrolę biznesową audytu faktur 

Po 1 stycznia 2013 r. podatnik zobowiązany będzie do samodzielnego określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, niezależnie od tego, czy zostały one wystawione w formie papierowej, czy elektronicznej. Autentyczność pochodzenia faktury to zapewnienie tożsamości sprzedającego lub wystawiającego fakturę. Integralność treści to wiarygodne zapewnienie, że na fakturze nie zostały zmienione żadne dane. Ważnym zapisem jest ten, który mówi, że podatnik może zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność oraz czytelność treści faktur za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a sprzedającym lub wystawiającym fakturę. Ustawodawca nakłada więc na podatnika obowiązek opracowania, przyjęcia i wdrożenia procedur kontrolnych, dając mu przy tym pewną dowolność działania i wybór narzędzi dla kontroli. 

6 Pamiętaj o nowych stawkach VAT na wybrane towary 

Nowy rok będzie oznaczał także nowe stawki podatkowe na wybrane produkty. Między innymi od nowego roku do 23 proc. (z 8 proc.) wzrośnie stawka VAT na kawę sprzedawaną w lokalu, a z 5 na 8 proc. stawka VAT, jaką obłożone są lody, gotowe posiłki i dania przeznaczone do bezpośredniego spożycia. W praktyce może to oznaczać wyższe ceny w hotelach, restauracjach i innych lokalach gastronomicznych. Z wyższymi cenami muszą także się liczyć bywalcy jarmarków, ponieważ wzrośnie VAT na wyroby sztuki ludowej, rzemiosła artystycznego oraz rękodzieła. Na te produkty stawka wzrośnie z 8 do 23 proc. Z kolei, na obecnie zwolnione z VAT usługi pocztowe np. Poczty Polskiej (m.in. znaczki), nałożona zostanie stawka VAT w skali 23 proc. Tę podwyżkę odczujemy niemal wszyscy.
Nowe rozporządzenia wprowadzają jeszcze jedną zmianę, na którą czekało wielu przedsiębiorców borykających się z problemem przeterminowanych należności. Z nowym rokiem pojawi się nowa metoda kasowa, nazywana „pełną” lub „sprawiedliwą”, w myśl której podatnik nie będzie zobowiązany do odprowadzania VAT w wypadku nieotrzymania zapłaty za sprzedane towary lub usługi. Obecnie „metoda kasowa” zakłada, że obowiązek podatkowy powstaje pomimo braku zapłaty należności w terminie 90 dni od terminu zapłaty wskazanego na fakturze VAT. W zapowiadanych zmianach termin ten ulegnie prawdopodobnie wydłużeniu do 180 dni. Zapis będzie jednak nadal dotyczył tylko organizacji, które wykazują obrót roczny do 1,2 mln euro. Takie zmiany szykuje nam resort finansów od stycznia. Na tym jednak nie koniec, bowiem od 1 stycznia 2014 r. wejdą w życie kolejne rozporządzenia. Będą one dotyczyły m.in. ustalania terminu na rozliczenie podatku VAT. 

---

Zapytaj eksperta 

Jan Furtas – konsultant podatkowy w Instytucie Studiów Podatkowych 

---

Jak fakturować w nowym roku?
Od 1 stycznia 2013 r. podatnicy będą mogli wystawiać jedną fakturę na koniec miesiąca, która będzie dokumentowała wszystkie transakcje z danym kontrahentem. Ponadto podatnicy będą mogli wystawiać faktury uproszczone, gdy kwota faktury nie przekroczy 100 euro lub równowartości tej kwoty w walucie krajowej.

Jak przedsiębiorcy powinni się przygotować na zmiany?
Obowiązkiem podatników będzie określenie wielu zasad szczególnych, które będą miały zastosowanie w praktyce, mieszcząc się oczywiście w ustawowo określonych ramach. W szczególności podatnicy podatku od towarów i usług muszą określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur. Zgodnie z intencją ustawodawcy, będą mogli to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między taką fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Biorąc powyższe pod uwagę, należy zalecić podatnikom podatku od towarów i usług, aby zwracali baczną uwagę na dokumentowanie przebiegu danej czynności, tj. zarówno jej wszczęcie (dokumentując potwierdzenie zamówienia), korespondencję z kontrahentem, jak i wykonanie (np. ostateczny zapis w rocznych sprawozdaniach finansowych).

Które zmiany w podatku od towarów i usług mogą mieć istotne znaczenie dla branży turystycznej?
Należy zauważyć, że z dniem 1 stycznia 2013 r. zmianie ulegnie brzmienie art. 119 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, czyli przepis regulujący definicję marży. Ma to istotne znaczenie ze względu na fakt, że podstawą opodatkowania przy wykonywaniu usług turystyki jest kwota marży pomniejszona o kwotę należnego podatku. Zgodnie z proponowanym brzmieniem ustawy, przez marżę rozumie się różnicę między kwotą, którą ma zapłacić nabywca usługi, a faktycznymi kosztami poniesionymi przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług od innych podatników (a nie ceną nabycia, jak dotychczas) dla bezpośredniej korzyści turysty. Podkreślenia wymaga ponadto, że trwają prace nad projektem ustawy o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce. Projekt zakłada m.in. zniesienie obowiązku rozliczenia należnego podatku od towarów i usług przez tzw. małego podatnika, który wybrał metodę kasową – jeżeli jego kontrahent, będący czynnym podatnikiem VAT, nie zapłaci mu za dostarczony towar lub wykonaną usługę. Z kolei w wypadku, gdy kontrahentem małego podatnika będzie inny podmiot niż czynny podatnik VAT, termin rozliczenia podatku zostanie wydłużony do 180 dni (zamiast dotychczasowych 90 dni).