Szukaj partnerów w społeczności targowej

Targi turystyczne ITB to największa tego typu impreza w Europie i jedna z największych na świecie. Każdego roku wystawia się tu wiele firm,
w 2013 r. było ich ponad 10 tys. Łącznie reprezentowały one prawie 200 krajów. Przy takim rozmachu imprezy i liczbie uczestników konieczne jest wcześniejsze przygotowanie się do targów.
Wyszukiwanie potencjalnych kontrahentów, umawianie spotkań, nawiązywanie kontaktów czy w końcu autoprezentacja to procesy, które automatyzuje i upraszcza Virtual Market Place. Z narzędzia tego korzystać można przez cały rok, co sprawia, że kontrahenci mogą spotykać się wirtualnie także poza samą imprezą targową. Co ważne, korzystanie z Virtual Market Place nie wiąże się z ponoszeniem jakichkolwiek kosztów. 

1 Zarejestruj się w Virtual Market Place 

Proces rejestracji na platformie jest prosty i nie wymaga wprowadzania zbyt wielu danych. Wystarczy podać adres e-mail, hasło oraz imię i nazwisko. Ze względów bezpieczeństwa konieczne jest jednak wpisanie kodu zabezpieczającego. Problemy pojawiające się w procesie rejestracji bardzo często związane są właśnie z tym wymogiem, dlatego też musisz zezwolić przeglądarce w swoim komputerze na akceptowanie plików cookies, a w serwisie pocztowym umożliwić wyświetlanie wiadomości w formacie HTML. Po podaniu wymaganych danych, na wskazany adres przesłany zostanie link, który należy aktywować, by zakończyć proces rejestracji. Może zdarzyć się, że zwrotny e-mail aktywujący do adresata nie dotrze. W takim wypadku warto sprawdzić, czy przesyłka nie trafiła do spamu. Czasem odbiorca, mimo otrzymania wiadomości, nie widzi linka aktywującego. Często przyczyną tego stanu są ustawienia blokujące wyświetlanie listów elektronicznych w HTML lub zastosowane przez użytkownika zabezpieczenia. 

2 Stwórz własny profil, określając zakres działalności 

Po zarejestrowaniu się na platformie społecznościowej należy utworzyć własny profil. Poza danymi kontaktowymi, stanowiskiem, informacjami o firmie i preferowanym języku do kontaktu warto zamieścić też swoje zdjęcie. Praktyka pokazuje, że użytkownicy częściej zwracają uwagę na profile ze zdjęciami, a większa liczba kliknięć zwiększa prawdopodobieństwo nawiązania szerszych kontaktów z potencjalnymi partnerami, szczególnie w tak konkurencyjnym otoczeniu, jakim są targi ITB. Zamieszczając zdjęcie, zwróć uwagę na dopuszczalne formaty oraz rozmiar fotografii.
Po jej wgraniu będziesz mógł ją w odpowiedni sposób skadrować. Tworząc profil, podaj dodatkowe informacje na temat swojej firmy, takie jak zakres prowadzonej działalności (sekcja „oferuję”), obszary zainteresowań biznesowych (sekcja „poszukuję”) oraz wpisz słowa kluczowe, po których inni użytkownicy Virtual Market Place łatwo Cię znajdą. Wystawcy powinni zamieścić także informację o możliwym terminie i miejscu spotkań. Warto też wgrać elektroniczną wersję swojej wizytówki. Na koniec kliknij na przycisk „opublikuj” („show”). Od momentu uzupełnienia danych do czasu aktywowania profilu może upłynąć kilka minut, zdarza się, że proces ten przeciąga się do 24 godz. W wypadku danych takich jak adres e-mail, czy numer telefonu użytkownik sam decyduje o tym, czy udostępnić je szerokiej publiczności, osobom zarejestrowanym tylko w Virtual Market Place, czy też nie udostępniać ich nikomu. Nawet jeśli zdecydujesz się nie publikować tych danych, zainteresowani nawiązaniem z Tobą kontaktu będą mogli przesłać Ci informację na skrzynkę pocztową Virtual Market Place. Zarejestrowani użytkownicy zawsze mogą edytować informacje o sobie lub całkowicie usunąć swój profil. 

3 Znajdź potencjalnych partnerów biznesowych 

Wirtualne narzędzie dla wystawców na ITB służy nawiązywaniu kontaktów z przedsiębiorstwami działającymi w sektorze turystycznym na całym świecie. By szybko znaleźć tego odpowiadającego Twoim potrzebom, skorzystaj z opcji „szukaj w ITB Networking”, gdzie możesz wpisać zarówno nazwę firmy czy nazwisko przedsiębiorcy, jak i obszar działalności lub kraj, z którego pochodzi. Jeśli szukasz kontretnej osoby, w zaprezentowanych wynikach zobaczysz nie tylko jej profil, ale także informacje o firmie, z którą jest związana. Jeśli jednocześnie interesujący cię rozmówca jest wystawcą, dowiesz się, w której części obiektu targowego znajduje się jego stoisko.
Podobne informacje pojawią się przy firmach spełniających kryteria zaznaczone w wyszukiwarce. Dodatkowo dowiesz się, kto reprezentuje dane przedsiębiorstwo na targach i jaki jest zakres odpowiedzialności jego poszczególnych przedstawicieli. By zapamiętać najważniejszych dla Ciebie kontrahentów, wystarczy kliknąć na ikonkę z gwiazdką, dzięki której system zapisze wszystkie dane kontaktowe w sekcji Trade Show Planner. Tak stworzoną listę możesz w każdej chwili edytować oraz wydrukować. Przy profilach zamieszczone są dodatkowe ikonki kierujące na inne portale, takie jak media społecznościowe (Facebook, Twitter) i serwisy pocztowe. Za ich pośrednictwem możesz wysłać wiadomość z własnej skrzynki pocztowej lub zamieścić informację o danym przedsiębiorcy na swojej ścianie w mediach społecznościowych. Przycisk z symbolem „+” pozwala natomiast wysłać wybranym adresatom rekomendację danej firmy lub przedsiębiorcy. 

4 Umów się na spotkanie

Kiedy już znajdziesz firmy, z przedstawicielami których chciałbyś się spotkać na ITB, wystarczy, byś wypełnił formularz kontaktowy znajdujący się po prawej stronie wyświetlonego profilu. Poza podaniem własnych danych i proponowanego terminu spotkania można opisać też jego cel lub skorzystać z wiadomości domyślnej z prośbą o kontakt zwrotny. W wypadku gdy firmę reprezentuje więcej niż jedna osoba, musisz wybrać tę, z którą chcesz porozmawiać. Lista przedstawicieli, z krótką informacją o zajmowanym przez nich stanowisku w firmie znajduje się pod formularzem kontaktowym. Pamiętaj, że ze względu na procedury antyspamowe targów ITB nie jest możliwe jednoczesne wysyłanie wiadomości do kilku odbiorców, dlatego z każdym z nich musisz kontaktować się indywidualnie. 

5 Korzystaj z platformy ITB przez cały rok 

Virtual Market Place to nie tylko narzędzie do umawiania spotkań na berlińskich targach turystycznych, ale przede wszystkim platforma, która funkcjonuje przez cały rok. Rejestrując się raz, otrzymasz stały dostęp do informacji o wystawcach z poprzednich i kolejnych edycji imprezy targowej, przy czym w przeciwieństwie do typowej listy partycypantów w tym wypadku masz dodatkowo dostęp do ich danych kontaktowych. W wypadku gdy użytkownik Virtual Market Place nie opublikuje swojego adresu e-mail czy numeru telefonu, zawsze będziesz mógł wysłać do niego wiadomość za pośrednictwem samej platformy. Virtual Market Place po części funkcjonuje, jak typowa skrzynka pocztowa, w której zapamiętywana jest zarówno przychodząca, jak i wychodząca korespondencja. Kwintesencją targów jest nawiązywanie kontaktów z przedsiębiorcami, którzy pochodzą z różnych stron świata. Możliwość spotkania wielu potencjalnych kontrahentów w jednym miejscu i czasie sprawia, że targi, mimo rozwoju internetu, nadal funkcjonują, a z roku na rok notują większą liczbę wystawców i odwiedzających. W wypadku niewielkich imprez targowych, choćby tych odbywających się w Polsce, liczba osób, z którymi warto się zapoznać i spotkać, nie jest tak wielka jak na ITB. Przy takim wolumenie konieczna jest jednak wcześniejsza selekcja i weryfikacja rozmówców, a narzędzia typu Virtual Market Place są niezwykle w tym procesie pomocne. Zaletą platformy jest to, że funkcjonuje przez cały rok, dzięki czemu nawet po zakończonych targach nadal można podtrzymywać kontakty z firmami, które są zainteresowane poszerzeniem zakresu i zasięgu swojej działalności. W tym roku w Virtual Market Place zarejestrowanych było ponad 6,6 tys. użytkowników, których profile przeglądać można z wykorzystaniem różnych filtrów. Dla porównania, za pośrednictwem tej platformy dotrzeć można było jedynie do 50 firm z Polski. 


Wykorzystuj nowoczesne narzędzia do nawiązywania kontaktów z kontrahentami i przygotowania się do imprez targowych.

Zagraniczne targi „żyją” przez cały rok, podobnie jak firmy, które się na nich wystawiają, dlatego nie musisz czekać do kolejnej edycji, by poznać interesujące podmioty.

Pokazywanie się na wielu platformach społecznościowych pomoże Ci zwiększyć zasięg dotarcia do potencjalnych partnerów biznesowych. 

---

OPINIA
David Ruetz,
kierownik targów ITB

---

Virtual Market Place® wystartował dokładnie na otwarcie targów ITB w 2001 r. Od tego czasu platforma stale ewoluuje. Obecnie pracujemy nad wprowadzeniem poprawionej wersji planera spotkań, bo właśnie umawianie spotkań jest jedną z podstawowych funkcjonalności tego narzędzia. Aktualnie z platformy korzysta ponad 6,6 tys. osób, które przede wszystkim poszukują szczegółowych informacji na temat wystawców, innych użytkowników zarejestrowanych na naszym portalu oraz konkretnych produktów turystycznych. Virtual Market Place przede wszystkim pozwala w łatwy sposób zbudować kalendarz spotkań targowych jeszcze na długo przed rozpoczęciem kolejnej edycji ITB. Cechą szczególną Virtual Market Place® jest to, że platforma ta żyje przez cały rok, a nie tylko w czasie trwania targów. Użytkownicy mogą zatem przez kolejne dwanaście miesięcy przeszukiwać jej zasoby, by nawiązać lub podtrzymać kontakty z potencjalnymi partnerami oraz umawiać się z nimi także poza targami ITB. 



Zapytaj eksperta
Marta Duczman, social media & account manager, Blue Vision

---

Jaki jest cel tworzenia środowiskowych portali społecznościowych?
Portale społecznościowe skupiające ludzi o podobnych zainteresowaniach, kompetencjach czy pasjach zastępują częściowo grupy, stowarzyszenia czy inne instytucje znane ze świata rzeczywistego, których celem jest wymiana doświadczeń, udzielanie sobie porad, a z czasem budowanie relacji i więzi międzyludzkich. Musimy pamiętać, że obecnie jesteśmy świadkami rozkwitu mody na portale, w rzeczywistości ich historia ma więcej lat, niż mogłoby się wydawać. Zalążkami tematycznych portali społecznościowych były fora dyskusyjne, na których internauci udzielali się już dziesięć lat temu. Dziś te same fora przybrały piękniejszą formę, otrzymały dodatkowe funkcjonalności, ale ich podstawowe zadanie, czyli budowanie społeczności wokół konkretnego tematu czy zagadnienia, pozostało niezmienione.

Jakie funkcjonalności powinny mieć tego typu portale?
Ponieważ taki portal skupia użytkowników, to na pewno musi pozwalać na zakładanie profili i dopuszczać wymianę informacji, poza tym nie istnieje jeden utarty schemat, który by precyzyjnie określał zakres czy funkcjonalność portalu tematycznego. Konkretne rozwiązania zależą od tego, kto jest odbiorcą. Jeśli kierujemy portal do literatów, to byłoby dobrze, gdyby pozwalał dodawać długie teksty, a jeśli do fotografów, to jego podstawową zaletą będzie dobrze rozbudowana funkcja tworzenia galerii.

W jaki sposób można rozwijać tego typu portale, o jakie elementy najlepiej je poszerzać?
Trudno wymienić konkretne funkcje czy rozwiązania, które sprawdzają się w tego typu mediach. Na pewno trzeba podążać za rozwojem świata, implementować nowe rozwiązania, kierować się trendami oraz oczekiwaniami użytkowników. Słuchać tego, co do nas mówią członkowie społeczności, a następnie wykorzystać tę wiedzę w umiejętny sposób.

Czy portale takie mogą pełnić funkcję narzędzi przydatnych biznesowo?
Oczywiście jak najbardziej, idealnym przykładem są tu portale typu GoldenLine czy LinkedIn, które są nastawione na biznesowe relacje, od poszukujących pracy po porady, wymianę doświadczeń i rekomendację swoich lub innych usług.
Z czasem narzędzia te mogą stać się także formą promocji ich twórcy (np. targów), ale raczej to nie powinno być ich głównym założeniem, choć w wypadku odniesienia sukcesu będą z pewnością dodatkowym profitem dla firmy-twórcy.