Wypoczynek dzieci i młodzieży musisz zgłosić do kuratorium

Jednym z podstawowych obowiązków organizatora jest zgłoszenie wypoczynku do kuratorium oświaty przy wykorzystaniu internetowego formularza, dzięki czemu informacje o planowanym wyjeździe dla dzieci znajdą się w ogólnopolskim i ogólnodostępnym rejestrze.
Zgłoszenie wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej biuro podróży winno skierować do kuratora oświaty, właściwego ze względu na miejsce swojej siedziby. Organizator przedstawia kuratorowi oświaty zgłoszenie wypoczynku w wersji papierowej i elektronicznej. Ministerstwo Edukacji Narodowej przygotowało specjalną platformę internetową pod adresem www.wypoczynek.men.gov.pl, na której można zarejestrować się jako organizator wypoczynku, a następnie przy użyciu indywidualnego loginu i hasła dokonywać zgłoszeń poszczególnych wyjazdów dla dzieci i młodzieży.
Zgłoszenia można dokonać od 1 marca każdego roku w wypadku wakacji letnich i od 1 października dla ferii zimowych. Rozporządzenie nakłada obowiązek zgłoszenia wypoczynku najpóźniej na 21 dni przed terminem jego rozpoczęcia. 

Zgłoszenie wypoczynku odbywającego się na terenie Polski
Organizator może zrealizować wypoczynek dopiero po przedstawieniu kuratorowi oświaty zgłoszenia, którego wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia. W zgłoszeniu należy podać: dane dotyczące organizatora wypoczynku, informacje na temat formy wypoczynku, czasu trwania i liczby uczestników, dane dotyczące kwalifikacji pracowników pedagogicznych lub wolontariuszy i kierownika, informacje na temat programu pracy z dziećmi i młodzieżą, rodzaju zakwaterowania, miejsca i opieki medycznej podczas wypoczynku, a w wypadku obozów wędrownych — informacje na temat przebiegu trasy obozu wędrownego.
Jeżeli wyjazd przewiduje zakwaterowanie w hotelu lub innym ośrodku, do zgłoszenia należy dołączyć kopię wydanej właścicielowi opinii lub protokołu kontroli okresowej dla właściwej komendy Państwowej Straży Pożarnej. Taki dokument najlepiej jest uzyskać, wcześniej od właściciela obiektu, z którym podpisana jest umowa o świadczenie usług zakwaterowania.
Warto jest też skontaktować się z komendą straży pożarnej, która wydała otrzymany dokument celem weryfikacji jego prawdziwości. Jak pokazały niedawne przypadki wykrytych fałszerstw, ostrożność organizatora w tym zakresie jest konieczna, aby uniknąć ryzyka zamknięcia wypoczynku przez odpowiednie służby. 

Zgłoszenie uproszczone
W wypadku organizowania wypoczynku trwającego do pięciu dni, organizowanego dla nie więcej niż 25 uczestników, organizator wypoczynku może zorganizować wypoczynek po przedstawieniu kuratorowi oświaty zgłoszenia wypoczynku, którego wzór określa załącznik nr 2 do rozporządzenia (formularz uproszczony – m.in. nie jest wymagane dołączenie dokumentów potwierdzających odbiór obiektu, bądź terenu przez straż pożarną). Zgłoszenie uproszczone jest właściwe również dla wypoczynku dzieci i młodzieży, który odbywa się poza granicami Polski. 

Zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku
Kurator oświaty w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia wypoczynku wydaje organizatorowi zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku. Jest to dokument uprawniający do zorganizowania wypoczynku. Kuratorium powinno być informowane o wszelkich zmianach, takich jak np. zmiana opiekunów czy istotnych punktów programu. Niektóre odstępstwa, jak choćby zmiana obiektu lub terminu wypoczynku, są podstawą do złożenia nowego zgłoszenia.
W razie stwierdzenia braków lub nieprawidłowości w zgłoszeniu wypoczynku, kurator oświaty niezwłocznie wzywa organizatora wypoczynku do ich uzupełnienia lub poprawienia w wyznaczonym terminie. Poprawione zgłoszenie w wyznaczonym terminie wywołuje skutki od chwili jego wniesienia. 

Nadzór i sankcje
Nadzór nad wypoczynkiem sprawuje kurator oświaty właściwy ze względu na miejsce wypoczynku. W razie stwierdzenia prowadzenia wypoczynku niezgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności stwierdzenia warunków zagrażających zdrowiu lub bezpieczeństwu uczestników wypoczynku, może on zawiesić prowadzenie wypoczynku przez organizatora lub – w razie otrzymania wniosku odpowiedniego organu – zdecydować o zakończeniu prowadzenia wypoczynku przez organizatora. W tym wypadku organizator wypoczynku jest obowiązany przenieść uczestników do innego obiektu lub zapewnić im niezwłoczny powrót do miejsca zamieszkania.
W kontekście przepisów dotyczących obowiązku zgłoszenia wypoczynku najważniejsze wydaje się uzyskanie od właściciela obiektu opinii lub protokołu kontroli okresowej właściwej miejscowo komendy Państwowej Straży Pożarnej. Organizator wypoczynku powinien już na etapie wybierania obiektu na wycieczkę dowiedzieć się, czy obiekt ma takie dokumenty i zastrzec w umowie obowiązek właściciela obiektu do dostarczenia mu kopii, aby możliwe było zgłoszenie wypoczynku. KW


WAŻNE
Kuratorium powinno być informowane o wszelkich zmianach, takich jak np. zmiana opiekunów czy istotnych punktów programu. Niektóre odstępstwa, jak choćby zmiana obiektu lub terminu wypoczynku są podstawą do złożenia nowego zgłoszenia. W razie stwierdzenia braków lub nieprawidłowości w zgłoszeniu wypoczynku, kurator oświaty niezwłocznie wzywa organizatora wypoczynku do ich uzupełnienia lub poprawienia w wyznaczonym terminie.

W zgłoszeniu wypoczynku dzieci i młodzieży należy podać:
1 dane dotyczące organizatora wypoczynku, informacje na temat formy wypoczynku, czasu trwania i liczby uczestników
2 dane dotyczące kwalifikacji pracowników pedagogicznych lub wolontariuszy i kierownika, informacje na temat programu pracy z dziećmi i młodzieżą,
3 dane dotyczące rodzaju zakwaterowania, miejsca i opieki medycznej podczas wypoczynku
4 w przypadku obozów wędrownych — informacje na temat przebiegu trasy obozu wędrownego.

---

zapytaj eksperta
Małgorzata Karwat – przewodnicząca zespołu ds. wypoczynku i turystyki szkolnej powołanego przez Polską Izbę Turystyki, Izbę Turystyki RP i Polską Izbę Turystyki Młodzieżowej.

Przewodniczy Pani komisji ds. młodzieży powołanej przez PIT, ITRP oraz PITM. Jakie są główne cele Państwa działalności?
Zespół ds. wypoczynku i turystyki szkolnej dla dzieci i młodzieży jest reprezentantem całej branży turystycznej skupionej w trzech ogólnopolskich izbach: Polskiej Izbie Turystyki, Polskiej Izbie Turystyki Młodzieżowej i Izbie Turystyki Rzeczypospolitej Polskiej, zrzesza ponad 1200 podmiotów gospodarczych działających w obszarze turystyki. Został powołany na mocy „Deklaracji o współpracy trzech ogólnopolskich izb”. Ujednolicenie zapisów prawnych oraz ich kompatybilność z aktualnie obowiązującym stanem prawnym, a przede wszystkim współpraca instytucji nadzorujących wypoczynek i turystykę szkolną z naszym Zespołem, gwarantuje osiągnięcie priorytetowego celu, jakim jest bezpieczeństwo uczestników i wysoka jakość imprez turystycznych, organizowanych zarówno przez biura podróży, jak i placówki oświatowe, fundacje oraz stowarzyszenia do tego uprawnione.
Działania te w oczywisty sposób wpłyną również na wyeliminowanie lub zdecydowane ograniczenie tzw. szarej strefy w obszarze turystyki oraz nierzetelnych biur podróży, co bez wątpienia leży w interesie nas wszystkich. Jednym z ważniejszych postulatów komisji jest wprowadzenie do przepisów prawnych regulujących branżę turystyczną kontroli nad działalnością organizacji non profit, które organizują znacznie więcej wyjazdów niż komercyjne biura podróży, a ze względu na niekomercyjną działalność znajdują się poza zasięgiem ustawy o usługach turystycznych i zabezpieczeń z tym związanych. Naszym celem jest wprowadzenie regulacji dla podmiotów organizujących wypoczynek non profit, które pozwolą im w dalszym ciągu wykonywać działalność dobroczynną i edukacyjną, a powstrzymają działalność de facto zarobkową prowadzoną bez wymaganych zabezpieczeń finansowych i wpisów do rejestru organizatorów.

Jakie są Pani zdaniem największe niedoskonałości obecnych przepisów prawnych w zakresie organizacji wypoczynku dzieci i młodzieży?
W mojej opinii i całego Zespołu brak spójności pomiędzy ustawą o usługach turystycznych a ustawą oświatową, w tym wydanych do obu ustaw aktach prawnych w postaci rozporządzeń. Sprawia to, że w wielu wypadkach organizacją wypoczynku czy turystyki szkolnej zajmują się osoby prywatne lub organizacje pozarządowe, które nie działają na zasadach non profit, lecz w celach zarobkowych, omijając podstawowe obowiązki organizatora imprez turystycznych.
Ponadto brak wiedzy w zakresie organizacji imprez turystycznych u dyrektorów placówek oświatowych istotnie wpływa na korzystanie z usług firm lub osób nieuprawnionych do tego typu działań. Niezbędna jest edukacja środowisk szkolnych, jak również rodziców i opiekunów uczestników.

Jak Pani ocenia funkcjonowanie rejestru zgłoszeń wypoczynku prowadzonego przez Ministerstwo Edukacji Narodowej?
W naszej ocenie, rejestr zgłoszeń zawiera wiele nieprawidłowości i nie jest wiarygodnym źródłem informacji o organizatorze, zarówno dla kuratorium, jak i dla rodziców. Ukończone zostały już prace nad poprawkami do rozporządzenia i w ciągu dwóch tygodni nasze uwagi zostaną wysłane do MEN. Na ostatnim spotkaniu w MEN, na które zostałam zaproszona jako przewodnicząca zespołu, przedstawiłam projekt naszych postulatów i znalazł on duże uznanie wśród uczestników. Przedstawiciele MEN są zgodni co do faktu, że obecna formuła rozporządzenia winna być na przyszłe wakacje zmieniona. Nasz zespół postuluje przywrócenie obowiązywania karty kwalifikacyjnej obiektu, stworzenie bazy danych umożliwiającej weryfikację uprawnień opiekunów, wprowadzenie opinii lekarza na karcie kwalifikacyjnej uczestnika, umożliwienie w systemie rejestracji wypoczynków zgłaszania ciągów turnusów. Wyrażamy nadzieję, że już przyszłe wakacje będą organizowane w oparciu o znowelizowane rozporządzenie lub nowy akt prawny.

Jakie są najbliższe kroki, które planuje podjąć komisja?
Zespół pracuje nad projektem zmian do ustawy o usługach turystycznych. W związku z trwającymi już pracami nad zmianą tego aktu prawnego, wnosimy o podjęcie działań legislacyjnych w zakresie regulacji rynku turystycznego w Polsce w odniesieniu do podmiotów działających non profit. Na okres sezonu zimowego wraz z Wydziałem d.s. Nieletnich, Patologii i Profilaktyki Biura Prewencji Komendy Głównej Policji – nastąpi opracowanie procedur postępowania opiekunów, kierowników i organizatorów wypoczynku dzieci i młodzieży wobec nieletnich uczestników wypoczynku, którzy dopuścili się wykroczeń lub przestępstwa podczas wypoczynku. Planujemy Ogólnopolską Konferencję dla Organizatorów Wypoczynku w kwietniu 2014 r., najprawdopodobniej przy okazji targów Lato 2014 w Warszawie. Działania zespołu zmierzają także w kierunku opracowania poradnika dla organizatorów wypoczynku, w którego powstawanie zostaną zaangażowane wszystkie instytucje nadzorujące wypoczynek. Będzie on podstawą prawną, a zarazem podstawowym vademecum wiedzy. W związku z tym zespół ponownie przeprowadzi serię spotkań z przedstawicielami MEN, MSiT oraz wszystkimi innymi instytucjami , które w bezpośredni sposób wpływają na nadzorowanie bezpiecznego wypoczynku (policja, sanepid, PPOŻ, przewodnicy górscy, Rzecznik Praw Dziecka).